Genel olarak bir dilekçede 6 temel öğe vardır:
1) Tarih
2) Makam adı (ve gerekirse ili veya açık adresi.)
3) Konu metni
4) İmza
5) Dilekçeyi yazan kişinin adı
6) Dilekçeyi yazan kişinin adresi
Bu öğeler kenar boşlukları belirlendikten sonra içeride kalan alanda, hayali dış çerçeveye yaslanacak şekilde yerleştirilir.
İç bölgenin sağ üst kısmına dilekçenin tarihi GG.AA.YYYY biçiminde yazılır.
Sol alt bölgeye de dilekçeyi yazan kişinin adresi yazılır. Adres yazarken posta kodu biliniyorsa mahalle yazmaya gerek yoktur. Adres açık olmalıdır.
Konu metni kağıdın tam ortasına gelecek şekilde (belki biraz üst tarafta kalabilir) yazılır. Paragraflar girinti ile başlar.
Makam adı da konu metninin üst kısmına, arada normal paragraf boşluğundan biraz daha fazla boşluk kalacak şekilde yazılır ve hitap sonrasına virgül getirilir.
Konu metninin sağ alt tarafına, kenara çok yaklaşmayacak ve metinle arasında bir miktar boşluk kalacak şekilde imza atılır.
İmzanın hemen altına isim yazılır. İsim, soyadı büyük harflerle olacak şekilde yazılır.
Öğe aralarında bırakılacak boşluk miktarı, sayfanın görünümü bozulmayacak biçimde ayarlanabilir.
Bunların dışında ek belgelerin bir listesi yer alabilir. Dilekçe ile birlikte ek belgeler de veriliyorsa adres kısmının hemen üstünde bunlar belirtilmelidir.
Ek 1: 1 adet nüfus cüzdanı fotokopisi
Ek 2: 1 adet adli sicil kaydı
Konu metni içinde eklerin varlığından ve miktarından açıkça bahsediliyorsa bunları bu şekilde ayrıca belirtmeye gerek yoktur. Amaç yalnızca, ilgili makamı eklerin varlığından haberdar etmektir.
Dilekçede başvurulan makamın konu ile gerçekten ilgili olması gerekir. Dilekçeyi, konunun hangi kurum ve makamla doğrudan ilgili olduğunu öğrendikten sonra yazmak gerekir. Eğer makam doğru değilse dilekçenizin işleme alınmayabilir.
Dilekçenin Bölümleri ve Yazım Kuralları
1. Başlık Ve Sayı Yazım Farkı
Başlık, kurumu adresi, telefonu, unvanı, logosu vs. bilgileri ile tanıtır. Bu bilgilerin bir kısmı özel şahıslarda olmadığı için, kendine ait bilgileri gönderici adresi bölümünde yazacaktır. Sayı bölümü kurumların gelen giden evrak takibini içindir. Özel şahısların evrak takibi ve arşivleme ihtiyacı olmadığı için dilekçede sayı yazılmaz.
2. Tarih
Tarih bölümü resmi yazılardaki gibi yazılabilir. Ancak uygulamada sıkça görüldüğü gibi metin bölümünün bitiminden itibaren tarihi yazabilirsiniz.
3. Adres Bölümü (Dilekçenin Gönderileceği Kurumun Adresi)
Bu bölüm resmi yazı veya iş yazılarındaki adres düzenlemesi aynı yazılabilir. Uygulamada daha yaygın kabul gören biçimde adresin hitaba dönüştürülmesi ve satır boyu uzatılıp -kelimelerin baş harfi veya hepsi- büyük harfle yazılabilir. Bu durumda il ismi üst satırla aynı hizada bitecek şekilde bir alt satıra altı çizili olarak yazılır.
4. Metin Bölümü
Şekil yönünden resmi yazı ile aynı olmasına rağmen içerik olarak çok önemli iki temanın en az iki paragrafta bulunması gerekir. 1. paragrafta dilekçe sahibinin talebine esas olan konuda yeterliliğini ve niteliklerini belirtmek suretiyle kendini tanıtması gerekir. 2. paragrafta dilekçe sahibi talebini açıklar. Saygı ibaresi dilekçelerde çok önemlidir. Bu husus metnin sonunda “...saygılarımla arz ederim.” şeklinde veya iş yazılarında olduğu gibi ayrı bir satıra da yazılabilir. Tarih bölümü yukarıda oluşturulmamışsa, metnin sonuna eklenir.
5. İmza Bölümü
Metin içinde saygı belirtilmişse resmi yazı gibi, metin içinde saygı belirtilmemişse iş yazısı standardında yazılır.
6. Dilekçe Sahibinin Adresi Bölümü
Resmi yazı ve iş yazılarında bulunmayan bu bölüm dilekçenin imza kısmından sonra 5 satır boşluk bırakılıp sol bloğa dayalı yazılır. Adresin her satırı sol bloktan başlar, bütün kelimelerin baş harfi büyük yazılır. Kasaba ve şehir ismi en alt satıra yazılır. Bu bölümün 1. satırına “Adres:” kelimesi yazılabilir.
